avantages-eMARK-Processus ou procédures

 

Je suis une personne très organisée et je crois profondément à la structure derrière les bonnes pratiques d’affaires. Suite à ma formation Lean Six Sigma, j’ai pu mettre des mots et des concepts clairs sur ce que je faisais déjà d’une façon naturelle.

Je réitère souvent l’importance de la rédaction de vos meilleures pratiques d’affaires afin de les clarifier, de les améliorer, de pouvoir les transmettre facilement et ainsi réduire votre risque de perte d’information ou de perte de réputation.

Plus précisément, voici …

Votre manière de faire les choses, de fonctionner englobe l’ensemble de vos processus et les procédures qui les supportent. Ceux-ci représentent VOTRE recette du succès. Une bonne recette comporte des ingrédients de même qu’une série d’étapes et de directives pour agencer le tout et obtenir le produit final désiré. Sans recette, il est fort à parier que vous n’aurez jamais 2 fois la même qualité de produit ou de service!

Un processus permet d’avoir une vue d’ensemble sur les étapes à suivre, les activités logiquement interreliées qui produisent un résultat déterminé. Le processus répond à la question : « QUOI FAIRE ET POURQUOI LE FAIRE ».

La procédure, quant à elle, explique de façon détaillée l’ensemble des actions à prendre, les méthodes à respecter dans l’exécution des tâches qui permettent de respecter le processus. La procédure répond à la question : « COMMENT LE FAIRE ».

Exemples de processus et de procédures

Processus d’embauche

Chaque étape du processus d’embauche comportera sa liste de procédures. Prenons, pour fin d’exemple, quelques étapes :

Analyser des CV et faire un choix. Les procédures pourraient être les suivantes :

  1. Réception des CV

Pour les CV reçus par courrier

  • Ouvrir les enveloppes
  • S’assurer que le nom, adresse et numéro de tél. ou courriel soient clairement indiqués
  • S’assurer que les prérequis minimaux soient respectés
  • Placer copie papier dans un dossier « à réviser »

Pour les CV reçus par courriel

  • Ouvrir le CV en version électronique
  • S’assurer que le nom, adresse et numéro de tél. ou courriel soient clairement indiqués
  • S’assurer que les prérequis minimaux soient respectés
  • Imprimer le CV
  • Placer copie papier dans un dossier « à réviser »
  1. Prendre le dossier « à réviser »
  2. Analyser chaque CV individuellement
  3. Surligner en vert les forces en lien avec le poste à combler
  4. Inscrire des points à explorer pendant l’entrevue
  5. Mettre les CV par ordre de priorité de compétences et d’expérience
  6. Placer les 5 CV retenus dans un dossier « Entrevue téléphonique »

 

Dans votre entreprise, il existe des dizaines voire des centaines de processus qui permettent à votre entreprise de bien fonctionner. À chaque étape de ces processus, il y a des procédures à exécuter afin d’avancer dans le processus de façon prévue et réfléchie. Imaginez la quantité d’information, de renseignements, de détails impliqués … Phénoménal !

Lorsqu’on y pense, comment voulez-vous qu’un nouvel employé soit efficace rapidement lorsque votre recette n’est pas documentée ? Pas surprenant que les choses ne se fassent telles que prévues et que le message de la direction ou des gestionnaires se perd !

Qu’attendez-vous pour écrire les recettes qui feront votre succès ?